Projektijuht

 

Viimastel aastatel on tuntavalt suurenenud projektijuhtimise kui abinõu kasutamine, millega organisatsioonid oma eesmärke saavutavad. Projektijuhtimine aitab parandada organisatsioonide võimet planeerida, juurutada ja reguleerida oma tegevust. Kogemused näitavad, et enamik projektijuhtimist kasutavatest organisatsioonidest kogevad paremat ohjamist ja paremaid suhteid klientidega. Lühenevad väljatöötamisajad, vähenevad kulud, tõuseb kvaliteet ja usaldatavus. Kõigi projektide juhtimisel on väga tähtis koht projektijuhil, kes vastutab projekti planeerimise, teostamise ja lõpuleviimise eest, alates ülesandega asjad liikuma panna. Mida peab siis projektijuht teadma ja oskama, et projekti edukalt läbi viia?

Kõigepealt võiks vaadata projektijuhi isiksuse omadusi. Ta peab kindlasti olema algatusvõimeline sest projektijuht on ju projekti käivitaja. Projektijuht peaks oskama langetada otsuseid sest kui projekti juhiks oleks otsustusvõimetu projektijuht, takerduks projekti läbiviimine erinevate otsuste langetamise taha. Nii oleks võimatu lõpetada projekt tähtaegselt. Kindlasti tekiksid probleemid ja pinged projektgrupi sees ja liikmete vahel, süveneks rahulolematus projektijuhiga. Lõppkokkuvõttes võib juhtuda, et projekt lõpetatakse enne, kui ta oma eesmärgini jõukas, sest projekt ei laabuks. Projekti juht võiks olla ka loominguline, usaldusväärne, enesekindel, resoluutne, kiire mõtlemisvõimega, visa, tulemusele orienteeritud, ausameelne, hea suhtleja, ettevõtlik. Kindlasti peaks ta olema osav läbirääkija, orienteeritud meeskonnatööle, olema sihikindel ja läbilöögivõimeline. Tal võiks olla protsesside juhtimise- , inimeste juhtimise- ning ka ressursside juhtimise oskus. Loomulikult on väga raske või isegi võimatu leida inimest, kes oleks kõigi nende omadustega. Et sobiva projektijuhi leidmine kergem oleks, võiks välja tuua eesmärgid ja probleemid, mida projekt sisaldab ja nende põhjal vaadata, kas projektijuhi kandidaat suudab saavutada neid eesmärke ja lahendada probleeme, mida konkreetne projekt sisaldab.

Projektijuhti ametisse määrates peaks organisatsioon kõigepealt kindlaks tegema projektijuhi õigused ja kohustused, tema ülesanded ja projektijuhile esitatavad nõuded. Nende esitatavate nõuete hulka kuuluvad ka eelpooltoodud isiksuse omadused. Paljuski sõltuvad esitatavad nõuded projektijuhile projektist endast. Olenevalt projekti suurusest sõltub ka see, kas olulisemad on juhtimisoskused või vastava erialaoskused. Mida väiksem on projekt seda olulisemateks on erialaoskused ja väiksema tähtsusega juhtimisoskused. Mida suurem on projekt seda olulisemateks on juhtimisoskused ja erialaoskused on sekundaarsed. Suure projekti puhul tuleb projektijuhil tegeleda rohkem oma projektigrupi juhtimisega. Loomulikult on ideaalne, kui projektijuhil on olemas vajalikul tasemel mõlemad oskused ja teadmised. Suure projekti puhul on kindlasti oluline ka projekti juhtimise kogemus. Projektijuht võiks olla vähemalt osalenud projekti meeskonna töös. Projektijuht peab teadma ja oskama kasutada erinevaid juhtimistehnikaid ja stiile. Samuti peab ta tundma ja oskama rakendada erinevaid juhtimismudeleid ja vahendeid.

Projektijuhi ülesanneteks on plaanimine, ohjamine ja koordineerimine ning projektirühma töö kontrollimine. Projektijuhi projekti plaanimise ulatus sõltub tihti firma suurusest ja struktuurist. On firmasid kus on olemas eraldi plaanimise osakond. Sellisel juhul võidakse projekti plaan varem valmis teha ning alles siis määrata vastavale projektile projektijuht, kes selle realiseerimisega tegelema hakkab. Kuid soovitavalt võiks projektijuht ise ka osaleda plaanimises. Siis saab ta juba projekti alguses ülevaate projekti käigus ettetulevatest tegevustest. Projektijuhi esimeseks ülesannetekogumiks on tavaliselt valmistada ette esialgne eelarve ja ajagraafik, aidata valida isikuid projektirühmas töötamiseks, kindlustada projekti elutsükli varajases faasis nõutava igasuguse varustuse saadavalolek vajaduse korral ning hoolitseda rutiinsete üksikasjade eest, mis on projekti käikulaskmisel tarvilikud. Parim viis projektijuhi rolli selgitamiseks oleks selle kontrastne võrdlemine funktsionaalse juhi rolliga, kes vastutab ettevõtte ühe funktsionaalse osakonna eest, nagu seda on turundus, tehniline teostus või finantsjuhtimine. Taolised osakondade juhid on tavaliselt spetsialistid aladel, mida nad juhivad. Olles asjatundjad, on nad ka analüütiliselt orienteeritud ning nad teavad midagi iga operatsiooni üksikasjade kohta, mille eest nad vastutavad. Funktsionaalsete juhtidena on nad administratiivselt vastutavad otsuste tegemise eest, kuidas midagi tuleks teha, kes seda teeb ning milliseid ressursse on vajalik pühendada selle ülesande lõpuleviimiseks. Projektijuht on tavaliselt laia kogemuste ja teadmistepagasiga üldistaja.

Projekti ohjamise ja koordineerimise käigus peab projektijuht juhtima alluvaid, jälgima projektiplaanist kinnipidamist, rakendama projektigrupi liikmeid, informeerima, tagama vajalike vahendite olemasolu, looma vajalikke kontakte, langetama otsuseid ning teostama sisuliselt ja erialaselt kompetentselt projekti tegevused. Projektijuht peab kontrollides jälgima projekti realiseerimist ja projekti lõpptulemust.

Kindlaks tuleb määrata projektijuhi õigused ja kohustused. Kuna projektijuhi ülesanded, õigused ja vastutus peavad olema omavahel kooskõlas, siis sellest tulenevalt peaks projektijuhil olema õigus valida alluvaid, anda korraldusi, jagada informatsiooni, kavandada projekti ja langetada otsuseid. On oluline, et projektijuhil oleks projektiülesannete määratlemisel ja projektide eesmärkide sõnastamisel kaasotsustamise õigus. Tal peab olema õigus protesteerida projektiülesande või eesmärkide muutmise vastu, kui muutusi tahetakse läbi viia pärast projekti käivitamist. Nagu ma eespool mainisin, et projektijuht võiks olla kaasatud ka projektimeeskonna koostamisse, ei pea tal olema ainuisikulist otsustamise õigust antud küsimuses. Kui projektigrupp moodustatakse organisatsiooni erinevate osakondade vahel on otsustusõigus nende osakondade juhtidel. Seega saab projektijuht teha ettepanekuid isikute suhtes, keda ta sooviks oma projektimeeskonna töösse kaasata.

Korraldustest võib ta anda distsiplinaarseid korraldusi. Need on seotud projektirühma planeerimisega ja projektimeeskonna liikmete kontrolliga. Tal on õigus anda ka erialaseid korraldusi. Kui tal seda õigust ei oleks, siis poleks tegu projekti juhtimisega. Otsustustest peab projektijuhil olema õigus langetada läbiviimisotsuseid ja tulemusotsuseid. Läbiviimisotsusteks on otsused, mis on seotud tööde läbiviimisega, tegevuste tähtaegadega ja projektivahendite kasutamisega. Tulemusotsustused puudutavad kõikide tegevuste tulemust ja seega lõppkokkuvõttes kogu projekti lõpptulemust. Näiteks, kui projektijuht pikendab mingi tegevuse kestust, pikeneb selle tagajärjel kogu projekti kestus. Informeerimisõigus tähendab projektijuhile õigust saada vajalikku informatsiooni projekti kohta, seda jagada ja analüüsida oma projektimeeskonnaga. Teistpidi poleks see mõeldav. Informatsiooni mitte saamisel on projektijuhil palju raskem otsuseid vastu võtta ja projekti edukalt läbi viia. Ka meeskonnatöö oleks infopuudusel raskendatud.

Koos õigustega kaasnevad alati ka kohustused ja vastutus. Nii on see ka projektijuhi puhul. Projektijuht vastutab personali rakendamise, tähtaegadest kinnipidamise, projekti koordineerimise, projekti tulemuste, eelarvest kinnipidamise ja vahendite kasutamise ning olemasolu eest. Kuna projektijuhil on tihti peale otsuse langetamiseks vähem informatsiooni kui tavalisel juhil, siis on kahtlemata projekti juhtimisega seotud otsuseid tunduvalt riskantsem ja raskem teha. Projektijuht peab tegelema projektimeeskonna juhtimisel projekti liikmete motiveerimisega, nende töö koordineerimisega, püüda vältida konflikte meeskonna liikmete vahel ja veel paljude muude ettetulevate juhtimisküsimustega.

Kuna projektide puhul on oluline projekt tähtaegselt lõpetada projekti eesmärkide saavutamisega, siis on projektijuht vastutav ka nende tähtaegade järgimise eest. Projekti õigeaegset täitmist ohustavad mitmed tegurid. Mõnede nende teguritena võiks nimetada projekti plaanimisel tehtud vead. See ongi kindlasti üks põhjuseid, miks projektijuht peaks osalema projekti plaanimisel. Kui ta sellest osa võtnud pole on mõnevõrra ülekohtune teda projekti kõrvalekallete eest noomida, kuigi tema ülesanne on projekt edukalt läbi viia. Arvatavasti ei tunne sellisel juhul projektijuht ka plaani täitmise tulemuste ees nii suurt vastutust. Teiste projekti lõpetamise tähtaega ohustavate näidetena võiks tuua meeskonna liikmete haigestumised, tööjõu voolavuse, alltöövõtjate mittekinnipidamine tähtaegadest, tellija projektiotsuse puudumine, vajalike ressursside nappus ja kindlasti ka ebarealistlik tähtaeg.

Vahendite kasutamisel vastutab projektijuht selle eest, et neid kasutataks efektiivselt ja eesmärgipäraselt, kasutataks minimaalsete kuludega ja toimetataks kohale õigel ajal.

Projektijuht on vastutav ka projekti eelarve täitmise eest. Ta peab püüdma toime tulla ettenähtud rahaliste vahenditega ning juhul kui eelarve ületatakse, siis ka selle eest vastutama ja aru andma. Ta peab jälgima, et projekti kulud oleksid õigustatud ja raha kulutataks sihipäraselt. Kui projekti eelarvest jääb projekti edukaks lõpetamiseks väheseks, on tal õigus taotleda eelarvesse lisaraha. Et eelarvet kontrollida, tuleks see juba plaanimise faasis korralikult koostada. Kõik kulud võiks eelarves lahti kirjutada, et anda paremat ülevaadet igast kulutusest. Selline eelarve koostamine aitab oluliselt kaasa eelarve kontrollimisele.

Nagu iga ameti puhul, tuleks ka projektijuhi puhul teha ametijuhend. Sinna tuleks märkida juba eelpool arutletud ja nimetatud õigused ja vastutus, ülesanded, projektijuhi ametikoha loomise eesmärk, tegevuse hindamise alused, projektijuhi paigutus organisatsiooni struktuuris ja ka eeldused, millele projektijuht vastama peab.

Nüüd võiks välja tuua ka enamleivinud probleemid, millega projektijuhid kokku puutuvad ja mis mõjutavad projektide kulgu. Nendeks on näiteks ebapiisav projekti plaanimine, kommunikatsiooni puudulikkus, konfliktid osakondade vahel, projektigrupi liikmed ei ole oma tööle pühendunud, ebarealistlikud tähtajad, ebaselged eesmärgid, projekti jooksul muutuvad eesmärgid ja puudulikud vahendid. Probleemiks on ka see, kui projekti lahendused muudavad osakondade tööd. Tihti nende muudatuste soovimatuses hakatakse projektimeeskonna tööd segama ja takistama.

Nagu eelpoolöeldust järeldub pole projektijuhi töö sugugi lihtne. Et projekt edukalt lõpuni viia, peaks projekti juhtima inimene, kellel on vajalik väljaõpe, selleks tööks sobivad iseloomuomadused ja soovitavalt vähemalt projektimeeskonnatöö kogemus.

Autor: Allen Matt

Tagasi