1.
Ettevalmistav etapp
1.1.
Sugugruppide liidrite väljaselgitamine.
1.2.
Liidrite kokkukutsumine esimesele nõupidamisele.
1.3.
Täpsete aadresside ja side kokkuleppimine.
1.4.
Esmane teadaolevate sugulaste nimekirja koostamine
ja töögruppidesse jagamine.
1.5.
Entusiasti “avastamine”, kes on valmis töötama
ka arhiivides ja kirikraamatutes kohtadel.
1.6.
Võõrsil asuvate sugulaste teavitamine ettevõtmisest.
1.7.
Soovitus teha koopiaid unikaalsetest
dokumentidest,fotodest,maalidest.
1.8.
Teadaolevate ajalooliste kodupaikade järelpildistamine
enne kokkutuleku läbiviimist.
1.9.
Soovitava kokkutulekukoha määramine.
1.10.
Võimaliku ning sobiva kohtumisaja määramine.
1.11.
Teise nõupidamisaja kokkuleppimine.
2. Ettevalmistav etapp
2.1.
Teise nõupidamise läbiviimine. Lõplik
kokkutuleku aja ja koha kokkuleppimine.
2.2.
Ühiskassa loomine esmaste kulude katteks. (postikulud,paljundus,fototööd,abivajajatele
vajaliku transpordi,finants ja tervise ja muu abi osutamine).
2.3.
Kokkutulekukoha tehniline ettevalmistus. (ruumid,väljakud,toolid,lauad,magamiskohad,telgid).
2.4.
Igaühe poolt kaasatoodava ühisinventari nimistu
– ühekordse kasutusega toidunõud,magamisvarustus,hügieenivahendid.
2.5.
Võimaliku ühistranspordi korraldamine.
2.6.
Esmaabi ja võimalike abiteenuste osutamine väikelastele,
vanuritele, tervisepuuetega inimestele.
2.7.
Põhiliste ühistegevuste üldkava koostamine.Ürituse
avamine, avakõne pidaja, lipu heiskamine , näituste korraldamine, võimalik
laste kontsert sugupuu üksikvõsude tutvustamine, pildistamine, filmimine.
2.8.
Töömeeskondade kinnitamine.
2.9.
Üldjuhi valimine.
2.10.
Informatsiooni – ja sidevanema valimine.
2.11.
Toitlustamise korraldamine, ühistoidu
korraldusbrigaadi valimine.
2.12.
Ajalootoimkonna loomine.
2.13.
Ühistegevuse kordinaatori määramine.
2.14.
Turva ja esmaabi meeskonna määramine.
2.15.
Kohaliku vallavalitsuse teavitamine.
2.16.
Küla või vallavalitsuse esindajale aukutse
koostamine.(palve rääkida avamisel kohalikust elust täna).
2.17.
Sugupuu võimalikust abist vallaelu korraldamisel.
3. Ettevalmistav etapp
3.1.
Vajaliku atribuutika ja trükiste valmistamine.
3.2.
Suguvõsa vapi kinnitamine ja teostamine.
3.3.
Kokkutuleku lipu ja lipuvarda muretsemine (nöörid,plokid,knaap
jne.).
3.4.
Tänukirja planketi väljamõtlemine ja
valmistamine.
3.5.
Tänukirja statuudi koostamine – vanim osavõtja
– noorim osavõtja – parim sugupuu uurija – parim fotograaf – parim
filmimees – parim lauluisa, lauluema – parimad üritusele kaasalööjad –
parim kuntsnik,kuduja,meistrimees – parim osavõtja sportmängudest – parim
kokk või kringlimeister – Eestimaal tuntuim suguvõsalane jne.
3.6.
Kokkutuleku kutse ja päevakava trükkimine ja väljasaatmine.
4. Ettevalmistav etapp
4.1.
Nõupidamine vähemalt 1 kuu enne kokkutulekut.
4.2.
Lõpliku ürituste kava kinnitamine.
4.3.
Senitehtu realistlik kokkuvõtmine, tegevuse
kinnitamine koos juhtide täpsustamisega.
4.4.
Transpordi ja muude tehniliste küsimuste lõplik
paikapanemine
4.5.
Ürituse praktilise ajakava läbivaatamine ja
kinnitamine etappide kaupa.